Privacy- en cookieverklaring Cotap

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 07-04-2023.

Cotap B.V. (hierna: Cotap of wij) is een vloerenleverancier in consumentenretail (woonspeciaalzaken, parketspeciaalzaken en grootschalige ketens). Om bestellingen te verwerken en onze producten te leveren verwerken wij persoonsgegevens. Uw privacy is voor Cotap van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort
Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Door gebruik te maken van onze webshop verkrijgen wij verschillende persoonsgegevens van u. Per doeleinde wordt aangegeven welke gegevens wij van u verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Indien u vragen heeft of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met Cotap. Onze contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Account aanmaken
U heeft een account nodig om in onze webshop een bestelling te kunnen plaatsen. U kunt een account aanvragen door contact met ons op te nemen. Wij zullen vervolgens een account voor u aanmaken en de inloggegevens aan u verstrekken.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Bedrijfsinformatie
• Inloggegevens
• IP-adres

Wij bewaren uw persoonsgegevens totdat u het account weer opzegt, of maximaal 2 jaar nadat u voor het laatst heeft ingelogd op uw account. We gaan er dan namelijk vanuit dat u geen gebruik meer wil maken van onze dienstverlening. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Account beheren
Zodra u een account heeft, kunt u zelf bepalen welke informatie u toevoegt aan het account (uitvoering van de overeenkomst). Binnen uw account kunt u een eigen profiel aanmaken. Ook kunt u binnen uw account een overzicht vinden van uw bestellingen en heeft u de mogelijkheid om uw voorkeuren aan te geven en favoriete merken op te slaan.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Adresgegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Bedrijfsinformatie
• Inloggegevens
• Bestelgeschiedenis
• IP-adres

Wij bewaren uw persoonsgegevens totdat u uw account weer opzegt, of maximaal 2 jaar nadat u voor het laatst heeft ingelogd op je account. We gaan er dan namelijk vanuit dat u geen gebruik meer wil maken van onze dienstverlening. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Contact
Wanneer u een e-mailbericht stuurt, gebruik maakt van ons contactformulier, ons telefonisch benadert of op een andere manier contact met ons opneemt, gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Bestelnummer
• Bedrijfsinformatie
• Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

We bewaren uw gegevens zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad, dit omdat we er zeker van willen zijn dat we uw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Plaatsen en afhandelen bestelling
Als u een bestelling plaatst op onze website, dan laat u bepaalde gegevens achter. Deze gegevens hebben wij nodig vanwege de koopovereenkomst die tot stand komt tussen u en Cotap (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Adresgegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Bedrijfsinformatie
• Orderbevestiging
• Factuuradres
• Leveringsadres
• Betalingsgegevens
• IP-adres

Wij bewaren deze gegevens tot 2 jaar nadat de aankoop is gedaan. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Commerciële berichtgeving
Cotap verstuurt commerciële berichtgeving. Dit zijn digitale nieuwsbrieven die via e-mail verstuurd worden. Wij versturen alleen commerciële berichtgeving met uw toestemming. In de berichten staan aanbiedingen, tips en informatie over onze producten en diensten.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• E-mailadres

Wij bewaren uw persoonsgegevens totdat u zich weer afmeldt voor de commerciële berichtgeving. Afmelden voor deze berichten is op ieder moment mogelijk. U kunt ons een bericht sturen of de afmeldlink gebruiken die in iedere nieuwsbrief te vinden is.

 Solliciteren
Heeft u gereageerd op één van onze vacatures of heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Adresgegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Salarisindicatie
• Referenties
• Eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie

Uw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer wij u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met uw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in uw personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internet-onderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft, wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op uw naam op Google, en uw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen u niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met u besproken. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan kunt u dit per e-mail aangeven op het moment dat u solliciteert.  

Wanneer kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden?
Cotap deelt uw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• dat nodig is om de overeenkomst met u uit te kunnen voeren;
• u hier toestemming voor geeft;
• wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• Postorderbedrijven
• Distributiecentrum
• Betalingsdienstverleners
• Cookiedienstverleners
• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Marketingbedrijven

Om die diensten te verlenen kan Cotap uw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Cotap doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens.

Beveiliging van uw persoonsgegevens
Cotap neemt passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).

Cookies
Op onze websites gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Deze cookies verzamelen de volgende gegevens van u:

• IP-adres
• Cookie-ID
• Website- en klikgedrag
• Referrer-URL

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om uw akkoord voor het gebruik van cookies.


In- en uitschakelen van cookies
In uw webbrowser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u ermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies
De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

Welke privacyrechten heeft u?
Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen via de contactgegevens hieronder.

U heeft de volgende rechten:

• Recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.  
• Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.  
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en tegen direct marketing.  
• Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht om uw toestemming in te trekken: indien u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij.  
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om uzelf te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen een maand aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen dan kun je dat kenbaar maken via info@cotap.nl.

Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring
Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook onze privacy- en cookieverklaring aanpassen. Raadpleeg daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring voor de meest actuele informatie.


Klacht indienen
Als u vindt dat wij niet op de juiste manier omgaan met uw persoonsgegevens of u helpen met vragen over uw privacy, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens
Voor vragen over onze privacy- en cookieverklaring of vragen omtrent uw rechten, kunt u altijd contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Cotap B.V.
Oosterbrugstraat 27
8281BT Genemuiden

E-mailadres: info@cotap.nl  
Telefoonnummer: +31 (0)38 385 1515
KvK-nummer: 05054147

Deze privacy- en cookieverklaring is opgesteld en wordt onderhouden
door Privacy Verified B.V.